Subvention du Congrès virtuel pour la garde d’enfants et de personnes à charge  

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Objet 

Le programme de subvention du Congrès virtuel pour la garde d’enfants et de personnes à charge est conçu pour aider à compenser les coûts de garde d’enfants et de personnes à charge pour les participant.e.s au Congrès 2022. Ce programme offre un soutien financier de jusqu’à 200 $ pour permettre aux conférencier.ère.s du Congrès ayant des responsabilités de garde de personnes à charge de participer aux activités du Congrès virtuel.  

Les dépenses admissibles prévues par le programme de subvention du Congrès virtuel pour la garde d’enfants et de personnes à charge comprennent les suivantes :  

• les frais supplémentaires de garde de personnes à charge engagés pour assister au Congrès virtuel ou pour préparer une présentation à faire pendant le Congrès;  
• les frais de déplacement d’un fournisseur de soins dispensant des soins à domicile pendant le Congrès virtuel; 
• les coûts d’une chambre d’hôtel ou d’un espace de co-travail, si un environnement calme est nécessaire pour faire la présentation pendant le Congrès virtuel. 

Admissibilité   

Les auteur.e.s d’une demande de la subvention du Congrès virtuel pour la garde d’enfants et de personnes à charge doivent répondre aux critères suivants : 

1. participer au Congrès 2022 en tant que conférencier.ère, président.e, modérateur.trice ou répondant.e;
2. être membre en règle de l’une des sociétés savantes de la Fédération qui organisera une conférence pendant le Congrès 2022;  
3. être inscrit.e au Congrès 2022; 
4. fournir une déclaration de candidature à son association, en exposant en détail sa situation professionnelle, ses besoins en matière de garde de personnes à charge et le montant estimé du soutien financier demandé (maximum de 250 mots). La priorité sera accordée aux étudiant.e.s diplômé.e.s, aux chercheur.euse.s en début de carrière et aux participant.e.s au Congrès qui répondent aux critères de la catégorie d’inscription des congressistes non salarié.e.s. 

Processus de présentation d’une demande à l’association 

• Les demandeur.euse.s doivent manifester leur intérêt auprès de l’association dont ils ou elles sont membres. Cette subvention ne peut être administrée que par la Fédération, en collaboration avec une société savante participant officiellement au Congrès.    
• Un.e demandeur.euse ne doit préparer une demande que s’il ou elle peut répondre aux quatre critères d’admissibilité mentionnés précédemment. 
• Chaque association doit déterminer elle-même les mécanismes de soumission les mieux adaptés à la réception des demandes. En fin de compte, chaque association doit estimer que les critères d’admissibilité ont été respectés de manière satisfaisante.   

Demande de subventions  

La Fédération informera les associations de l’acceptation de leur demande ou leurs demandes approuvées, et elle communiquera directement avec les demandeur.euse.s pour coordonner le remboursement d’ici le 6 mai 2022.  

Les bénéficiaires d’une subvention du Congrès virtuel pour la garde d’enfants et de personnes à charge devront transmettre un formulaire de remboursement et une confirmation du paiement des frais admissibles de garde de personnes à charge (reçus ou factures) au plus tard le 12 juin 2022. Le remboursement des dépenses de jusqu’à 200 $ sera versé directement aux demandeur.euse.s après réception.  

Questions 

Pour toute question, écrire à congres@federationhss.ca.

Les associations éligibles peuvent nous écrire à organisateurs@federationhss.ca. 

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Enregistrement de votre présentation via Zoom  

Téléchargez le PDF pour l’Enregistrement de votre présentation zoom

Veuillez noter que ce guide est basé sur les paramètres qui sont inclus dans le compte Zoom de l'utilisateur GRATUIT. La version gratuite de Zoom comprend 40 minutes d'enregistrement consécutives. 

Pour commencer  

Planifier votre présentation  

Contactez votre association pour confirmer le temps alloué à votre présentation et tenez compte de tous les éléments de votre présentation, y compris les diapositives ou tout autre contenu, votre emplacement, et si vous incorporez des éléments interactifs dans votre présentation, etc.   

Préparer votre espace d'enregistrement  

• Assurez-vous que l'éclairage de la pièce est clair, complémentaire et ne projette pas d'ombres en  essayant différentes combinaisons d'éclairage.  
• Choisissez soigneusement un endroit calme et lumineux pour votre présentation, qui soit neutre et sans encombrement, afin de minimiser les distractions. Les arrière-plans virtuels peuvent créer des problèmes de bande passante ou être source de distraction.  
• Votre répétition doit avoir lieu au même moment de la journée que l'enregistrement de votre présentation . 

Préparer votre équipement technique 

• Dans la mesure du possible, envisagez une configuration à double écran. Cela vous permettra de partager votre écran et de voir simultanément vos notes d'allocution et le public. Veillez à ce que vos notes soient sur le même écran que votre caméra, afin que vous soyez toujours face à la caméra et au public. 
• Lorsque vous vous préparez à partager votre écran, veillez à partager le document lui-même et non l'écran. Les autres notifications ou fenêtres pop-up sont une source de distraction pour les participant.e.s!  
• Si vous partagez un espace ou une bande passante Internet avec d'autres personnes, demandez-leur de ne pas utiliser l'Internet (ou les micro-ondes!) pendant que vous enregistrez, car ils peuvent interrompre et ralentir votre connexion. 

Configuration du Zoom 

Comment démarrer une réunion/un enregistrement : 

1. Dans la barre de navigation blanche, en haut à droite, sélectionnez (Organiser une réunion). 
2. Un menu déroulant apparaît. Sélectionnez « With video on » (Avec vidéo). 
3. La réunion démarre. Si vous n'avez pas téléchargé l'application Zoom, elle sera automatiquement téléchargée et apparaîtra dans votre barre de téléchargement en bas de votre navigateur. 
   • Installez Zoom et lancez votre réunion. 
   • Votre vidéo démarre automatiquement.  
4. Cliquez sur « Join with Computer Audio » (Joindre avec l’audio de l’ordinateur).    
5. Vous êtes maintenant dans Zoom et vous pouvez enregistrer! 

Vous avez des problèmes audio/vidéo?   

Pour l’audio: 

1. Dans le coin inférieur gauche, identifié par une icône de microphone, cliquez sur la flèche vers le haut « ^ » à côté du microphone et assurez-vous que le bon microphone et les bons haut-parleurs sont sélectionnés.  
2. Si cela ne résout pas le problème, vous pouvez sélectionner « Audio settings » (Paramètres audio) pour des options plus avancées. 

Pour la vidéo: 

1. Dans le coin inférieur gauche, identifié par une icône de caméscope, cliquez sur la flèche vers le haut « ^ » à côté de la caméra et assurez-vous que la bonne caméra est sélectionnée.  
2. Si cela ne résout pas le problème, vous pouvez sélectionner « Video settings » (Paramètres vidéo) pour des options plus avancées. 

Nous vous recommandons de partager votre écran avant l'enregistrement afin de pouvoir feuilleter facilement votre présentation et d'éviter de devoir effectuer ces gestes pendant l'enregistrement.  

Notes importantes  

Pour minimiser la corruption et la taille des fichiers, laissez votre vidéo non éditée après l'enregistrement. Si vous montez votre vidéo après l'enregistrement, assurez-vous qu'elle répond à toutes ces spécifications, sinon elle ne sera pas acceptée: 

• Format : MP4  
• Taille du fichier : moins de 1,5 GB par heure d'enregistrement  
• Codec : H.264  
• Optimisation du réseau : activée  
• Fréquence d'images : inférieure ou égale à 30 images par seconde  
• Résolution : inférieure ou égale à 1920 x 1080  
• Débit de données vidéo : inférieur ou égal à 3600 kbps  
• Taux de données audio: inférieur ou égal à 192 kbps 

La date limite pour soumettre votre vidéo est le vendredi 22 avril 2022. Si elle est soumise après la date limite, nous ne pouvons pas garantir que votre vidéo sera téléchargée sur la plate-forme d'événement virtuel à temps pour votre session. Veuillez nommer spécifiquement votre vidéo pour nous aider dans le processus de chargement sur la plate-forme d'événements virtuels.  

Nommer votre vidéo à la demande ou préenregistrée  

Utilisez ce format : Acronyme de l'association-Titre de la session-MMDD  
Exemple : CSA-CommentTondreLeGazon-0514  

Important : N'utilisez pas d'espaces ou de caractères spéciaux dans les noms de vos vidéos. 

Le personnel du Congrès mettra à jour le nom de votre vidéo préenregistrée avec votre ID de session et l'ordre de présentation. 

Téléchargez votre vidéo  

Votre vidéo doit être un fichier .mp4 ou elle ne sera pas acceptée. Téléchargez votre enregistrement .mp4 sur le lien suivant avant le vendredi 22 avril 2022: le lien est maintenant disponible et peut être fourni par l'organisateur.trice de votre association.

Instructions: 

1. Suivez le lien. 
2. Cliquez sur « + » à côté de « Add your files » (Ajouter vos fichiers) pour sélectionner votre video (format .mp4 avec le bon format de denomination!) et cliquez « OK ».
3.  Saisissez votre courriel et le titre de la vidéo (avec le bon format de denomination!).
4. Cliquez sur « Transfer » (Transférer). WeTransfer vous demandera de vérifier votre courriel avec un code envoyé à votre courriel. Vérifiez vos dossiers de courrier indésirable/spam si vous ne le recevez pas.
5. Votre vidéo va être téléchargée et affichera le statut. Remarque : cela peut prendre entre 5 et 15 minutes.  

Votre association vous contactera s'il y a des problèmes avec votre vidéo. 

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Présentations accessibles : Guide destiné auxconférencier.ère.s du Congrès

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Nous encourageons les conférencier.ère.s à utiliser des stratégies simples pour améliorerl’accessibilité de leurs présentations publiques (énoncées ci-dessous). Les présentationsaccessibles aident à mieux répondre aux besoins d’adaptation uniques d’une personne etcontribuent à l’esprit d’inclusion qui caractérise le Congrès 2022.

Assurez-vous de dire bonjour et de remercier tou.te.s lesparticipant.e.s d’être présent.e.s; leur temps, comme le vôtre, estimportant et apprécié.

• Parlez lentement et clairement, et assurez-vous de regarder souvent votrecaméra pour interagir avec votre public. Cela est particulièrementimportant si un interprète en langue des signes ou un transcripteur entemps réel est présent. Nous recommandons fortement l’utilisation d’unmicrophone externe pendant la présentation.

Répétez les questions du public afin que tou.te.s les participant.e.spuissent les entendre.

• Repérez les pronoms des participant.e.s inclus dans leur nom sur Zoom (lecas échéant) et répondez à toute question ou à tout commentaire enutilisant les pronoms indiqués (s’ils le sont).

Évitez d’utiliser uniquement des gestes physiques pour transmettre unmessage, comme simuler des guillemets dans les airs, hocher la tête ouutiliser des points de référence visuels.

• Assurez-vous que vos aides visuelles, comme les présentationsPowerPoint, utilisent une police linéale (sans sérif) dont la taille est d’aumoins 18 points et dont la couleur contraste fortement avec la couleur del’arrière-plan des diapositives (p. ex., police noire sur fond blanc). Chaquediapositive devrait contenir un maximum de huit lignes de texte.
• Si vos aides visuelles contiennent des liens ou du contenu hyperlié,assurez-vous de les inclure également dans le clavardage Zoom. Gardez àl’esprit que les participant.e.s ne peuvent pas cliquer dans votreprésentation si vous la partagez de façon virtuelle!

Préparez-vous à décrire toute image, tout diagramme ou tout tableaufigurant dans votre présentation. 

Vous pouvez demander, au début devotre présentation, si un.e participant.e a besoin d’une description ducontenu visuel.

Lorsque vous utilisez des séquences multimédias :

• Assurez-vous qu’elles comprennent des fonctions de sous-titrage pour lespersonnes sourdes ou malentendantes. De nombreux enregistrementsmp4 ont une fonction de sous-titrage qui peut être activée pour afficherune transcription en temps réel de la partie audio de la vidéo.

Décrivez les principaux éléments visuels pendant les pauses naturellesdes conversations pour les personnes ayant une déficience visuelle.

• Si vous fournissez des documents virtuels, transmettez-les auxorganisateur.trice.s avant la date limite indiquée afin qu’ils puissent êtreproduits dans un format qui convient aux personnes ayant une déficiencevisuelle au besoin.
• Assurez-vous d’inclure du texte de remplacement pour les images, lesdiagrammes et les tableaux qui figurent dans vos documents virtuels.

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Informations générales sur Zoom : connexion, contrôles, Réunion vs. Webinaire 

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Se connecter

La première étape consiste à créer un compte Zoom ou à vous connecter à votre compte Zoom existant. 

• Pour créer un nouveau compte, rendez‐vous à l’adresse suivante : https://zoom.us/freesignup/. 
• Si vous avez déjà un compte Zoom, connectez‐vous à l’adresse suivante : https://zoom.us/signin. 

Fonctions associées aux Réunions 

Les fonctions associées aux réunions au moyen de Zoom sont variées. Votre barre de navigation principale ressemblera à celle qui est ci‐dessous.

Désactivation / activation du microphone : mettre votre microphone en sourdine lorsque vous n’avez pas la parole afin que les participants ne perçoivent pas d’échos ou d’autres bruits. Rétablir le son pour que l’auditoire puisse vous entendre parler. 

Démarrage / Arrêt de la video : allumez votre caméra ou arrêtez temporairement votre caméra vidéo. 

Participants : voir tous les participants.

Discussion : envoyer un message privé à un autre participant ou un message visible par tout le monde.

Partage de l’écran : partager votre diaporama avec le public. Veillez à partager l'écran de l'application elle-même et non le bureau de votre ordinateur. Vous pouvez modifier la disposition de la vidéo pendant le partage d'écran en sélectionnant l'affichage du haut-parleur actif, l'affichage de la bande/grille de la galerie ou en masquant le panneau vidéo dans le coin supérieur droit.

Enregistrement : enregistre l'audio et la vidéo de la session. Vous pourrez voir l'icône d'enregistrement, mais vous n'aurez pas la permission de commencer l'enregistrement.

Sous-titre codé : texte généré par ordinateur ou par l'homme à partir de la parole pendant la Réunion.

Salles complémentaires : divise votre Réunion Zoom en plusieurs « salles » distinctes. Les participants peuvent se voir attribuer une salle de réunion, ou entrer dans les salles de réunion comme ils le souhaitent. 

Réactions : fournit un retour non verbal ou des réactions pendant la réunion. Vous pouvez également « Lever la main » pour poser une question verbale. 

Quitter : une fois votre session terminée, cliquez pour quitter la Réunion Zoom.

 Modifier la vue (dans le coin supérieur droit de la Réunion) :  

• Affichage intervenant : affiche une vue agrandie de l’intervenant avec des imagettes plus petites au‐dessus des participants qui n’ont pas la parole.
• Affichage galerie : affiche jusqu'à 49 participants par écran. Le carré de l'intervenant actif est surligné en vert dans la vue Galerie. Une flèche s'affiche si l'écran dépasse 49 participants.
   

Fonctions associées aux Webinaires 

Les fonctions associées aux webinaires sont plus limitées que celles associées aux réunions. Votre barre de navigation principale ressemblera à celle qui est ci‐dessous.

Paramètres audio ^ : Modifier votre source d’entrée audio, le volume et les paramètres audio. 

Discussion : envoyer un message privé à un autre participant ou un message visible par tous. Peut être désactivé dans certains Webinaires.

Lever la main : levez la main pendant le webinaire pour indiquer que vous avez une question orale.

Question & Réponse : spécifiquement pour les questions des participants. Le.a président.e ou le.a modérateur.trice surveille le flux des questions qui arrivent, et fournit des réponses ou sélectionne des questions pour votre session de questions-réponses en direct.
 

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