Liste de planification pour les conférences de 2026
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| Tache | Date limite recommandée (par rapport à la date de l'événement) |
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Adhésion au plan d'assistance |
Au moins 8 mois avant l'événement d'adhésion |
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Effectuer le paiement pour le service de gestion des résumés |
Un mois après l'adhésion |
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Participer à la formation menée par Fourwaves |
Au moins 1 mois avant le lancement de votre invitation à présenter des communications |
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Envoyer la liste des courriels des membres de votre association à communications@federationhss.ca |
Au moins 6 mois avant l'événement |
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Commencer la planification de la conférence, y compris le thème, les priorités, les dates et le lieu |
En continu, à partir de 6 mois avant l'événement |
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Ajouter les éléments de marque et les images à la page Web d'inscription/de l’appel à communications |
5 mois avant l'événement |
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Créer le formulaire d'invitation à présenter des communications |
5 mois avant l'événement |
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Mettre en place le comité de programme |
5 mois avant l'événement |
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Annoncer l'invitation à présenter des communications à vos membres |
5 mois avant l'événement |
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Promouvoir l'appel à communications à travers divers réseaux au-delà des membres (chercheur.euse.s en quête d'équité, organisations communautaires, institutions régionales) |
5 mois avant l'événement |
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Mettre à jour le texte de la page web de l'événement |
5 mois avant l'événement |
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Créer le formulaire d'inscription et fixer les frais d'inscription à la conférence |
5 mois avant l'événement |
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Établir un budget pour votre événement (envisagez d'offrir des bourses, des exemptions de frais ou des barèmes dégressifs pour les étudiant.e.s, les participant.e.s communautaires ou les groupes sous-représentés) |
5 mois avant l'événement |
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Participation à l'atelier sur l’EDID : Promouvoir des programmes inclusifs |
Date et heure à déterminer |
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Participez à l’ateliers d'aide à la planification de conférences |
9 janvier 2026 |12 h à 13 h (HE) |
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Participez à l'atelier sur l’EDID : Favoriser des espaces accessibles et accueillants |
Date et heure à déterminer |
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Participez 1à l’atelier d'aide à la planification de conférences |
13 mars 2026 |12 h à 13 h (HE) |
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Envoyer les détails de votre conférence à communications@federationhss.ca |
4 mois avant l'événement |
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Examiner et noter les soumissions avec le comité du programme |
4 mois avant l'événement |
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Informer les panélistes du statut de leur soumission (par exemple, acceptée, en attente, rejetée) |
3 mois avant l'événement
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Annoncer l'inscription à vos membres |
3 mois avant l'événement
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Ajouter vos éléments de marque et vos images aux pages web de l'événement virtuel (conférences virtuelles et hybrides uniquement) |
3 mois avant l'événement |
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Mettre à jour le texte de la page Web de l'événement virtuel (conférences virtuelles et hybrides uniquement) |
3 mois avant l'événement |
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Établir le programme de la conférence avec les détails préliminaires des séances pour les événements virtuels (le cas échéant) - Veiller à l'équilibre dans la programmation (éviter que les tables rondes composées d’étudiant.e.s ne soient mises de côté, éviter de regrouper les sujets d’EDID en marge) |
2 mois avant l'événement |
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Envoyer les directives aux panélistes (durée des présentations, conseils d'accessibilité, code de conduite) |
2 mois avant l'événement |
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Soumettre le programme préliminaire de votre conférence (PDF ou lien web) |
2 mois avant l'événement |
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Réserver les services d'accessibilité virtuelle (le cas échéant) |
2 mois avant l'événement |
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Rassembler les ressources des panélistes virtuels si vous utilisez les services d’interpétation simultanée, de sous-titrage ou de langue des signes |
1 mois avant l'événement |
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Soumettre les ressources des panélistes virtuels et de la séance au fournisseur d'accessibilité (le cas échéant) |
1 mois avant l'événement |
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Envoyer le programme définitif de votre conférence à communications@federationhss.ca |
2 semaines avant l'événement |
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Télécharger les vidéos à la demande (MP4) et les supports de présentation (PDF) sur la plateforme virtuelle (le cas échéant) |
2 semaines avant l'événement |
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Vérification du programme définitif de la séance virtuelle sur la plateforme (le cas échéant) |
1 semaine avant l'événement |
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Vérifier les détails de la plateforme et tester l'accès (le cas échéant) |
1 semaine avant l'événement |
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S'assurer que tous les panélistes sont inscrits |
1 semaine avant l'événement |
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Coordonner avec le support informatique pendant l'événement (le cas échéant) |
Pendant l'événement |
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Recueillir les commentaires des participant.e.s |
Dans le mois suivant l'événement |
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Fermer la plateforme d'événement virtuel (le cas échéant) |
Dans le mois suivant l'événement |