Dernière mise à jour : mai 2020
Introduction
La Fédération canadienne des sciences humaines (la « Fédération ») attache une grande importance à la confiance des personnes qu’elle représente. C’est pourquoi elle s’emploie à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses employés, administrateurs, membres, partenaires et autres parties intéressées. Pour maintenir cette confiance, la Fédération reconnaît qu’elle doit agir de façon transparente et responsable dans le traitement des renseignements qui lui sont communiqués.
Le présent Code de protection de la vie privée englobe les 10 principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CSA), publié en mars 1996 comme norme nationale du Canada. Il intègre aussi les dispositions de la partie 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
Premier principe – Responsabilité
La Fédération est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a la gestion, ce qui comprend ceux transmis à des tiers aux fins de traitement. Elle a désigné un responsable qui s’assure du respect du présent Code.
1.1 Il incombe au responsable de la protection de la vie privée de la Fédération de veiller à la conformité au Code, même si d’autres personnes au sein de l’organisation assurent la collecte et le traitement au quotidien des renseignements personnels et peuvent être appelées à agir en son nom.
1.2 L’identité des personnes que la Fédération a désignées pour voir au respect du Code est communiquée au personnel interne et dévoilée sur demande aux parties externes.
1.3 Lorsqu’elle traite les renseignements personnels ou agit comme fournisseur de services, par exemple aux fins du renouvellement en ligne de l’adhésion des membres, la Fédération se conforme au présent Code et aux déclarations qu’elle a adoptées sur la protection de la vie privée s’appliquant aux renseignements personnels qu’elle recueille, utilise ou communique au nom de tiers ou qui lui sont transmis.
Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
La Fédération précise les fins de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels avant de recueillir les renseignements ou au moment de le faire.
2.1 La Fédération recueille et utilise principalement les noms et adresses professionnelles des personnes concernées aux fins suivantes :
- Faire la promotion du Congrès des sciences humaines annuel;
- Transmettre de l’information à ses membres;
- Répondre aux demandes d’information.
2.2 La Fédération demande le consentement écrit de ses employés avant de transmettre des renseignements personnels les concernant à un tiers qui fournit et administre les services de la paie et des avantages sociaux.
2.3 Les personnes concernées sont informées des fins de la collecte des renseignements au moment où ceux‐ci sont recueillis ou dès que possible par la suite. En tout temps, elles peuvent demander et obtenir des explications sur l’utilisation de leurs renseignements personnels.
2.4 Si la Fédération envisage d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, elle doit exposer et justifier ces fins avant de le faire. À moins que les nouvelles fins auxquelles les renseignements sont destinés ne soient prévues ou permises par la loi, elle doit obtenir le consentement de la personne concernée avant d’utiliser ou de communiquer les renseignements à ces fins. (Voir la section Consentement ci‐dessous.)
Troisième principe – Consentement
Toute personne doit être informée de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de ses renseignements personnels et y consentir, à moins qu’il soit inapproprié de le faire.
3.1 La Fédération peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans que la personne concernée en soit informée ou y consente. Les circonstances dans lesquelles elle peut agir ainsi sont uniquement celles prévues et permises par la loi.
3.2 Pour obtenir le consentement de la personne concernée, la Fédération déploie des efforts raisonnables afin de l’informer des fins auxquelles les renseignements seront utilisés ou communiqués. Ces fins sont énoncées de façon à ce que la personne puisse raisonnablement les comprendre.
3.3 Généralement, la Fédération cherche à obtenir le consentement de la personne concernée pour recueillir et communiquer les renseignements personnels qui la concerne au moment même de la collecte des renseignements. Toutefois, la Fédération peut chercher à obtenir ce consentement après la collecte des renseignements, mais avant de les utiliser ou de les communiquer à des fins nouvelles.
3.4 Pour déterminer la forme appropriée du consentement, la Fédération tient compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de la personne concernée relativement aux fins auxquelles la Fédération utilise ou communique les renseignements personnels.
3.5 Toute personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Il est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur l’incidence du retrait du consentement en communiquant avec la Fédération.
3.6 Toute personne peut en tout temps retirer son consentement à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels à des fins de marketing ou renoncer à donner un tel consentement. Elle doit pour cela écrire au responsable de la protection de la vie privée de la Fédération par courriel à privacy@federationhss.ca ou par la poste à l’adresse suivante : 200-141 Laurier Avenue West, Ottawa, ON K1P 5J3.
Quatrième principe – Limitation de la collecte de renseignements personnels
La Fédération ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins qu’elle a précisées. Elle doit effectuer la collecte des renseignements personnels de façon équitable et légale.
4.1 La Fédération recueille des renseignements personnels principalement auprès des personnes directement concernées.
4.2 La Fédération peut également recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment les éditeurs, les universités et les associations.
Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
La Fédération n’utilise ni ne communique des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne concernée y consent ou que la loi l’exige ou le permet. Les renseignements personnels ne sont conservés que pendant la période nécessaire à leur utilisation aux fins déterminées.
5.1 La Fédération peut communiquer des renseignements personnels aux parties suivantes, aux fins précisées au deuxième principe :
- À un tiers fournissant à la Fédération des services de paie et d’avantages sociaux;
- À un tiers, pour les besoins de l’évaluation par les pairs;
- À un tiers, pour les besoins du renouvellement en ligne de l’adhésion des membres;
- À un tiers, lorsque la personne concernée y consent ou que la communication des renseignements est exigée ou permise par la loi.
5.2 La Fédération s’est dotée d’une politique sur la conservation des dossiers, laquelle précise la durée de la période de conservation. L’accès aux renseignements personnels est seulement offert au personnel de la Fédération et aux fournisseurs de services qui doivent consulter ces renseignements pour accomplir leurs tâches ou fournir leurs services.
5.3 La Fédération ne vend, ne loue et n’échange aucune coordonnée personnelle ou professionnelle.
Sixième principe – Exactitude des renseignements personnels
La Fédération conserve des renseignements personnels aussi exacts, exhaustifs et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
6.1 Les renseignements sont suffisamment exacts, exhaustifs et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des données inappropriées soient utilisées pour prendre une décision au sujet de la personne concernée.
6.2 La Fédération met continuellement à jour les renseignements personnels, au moment où l’exige le présent Code ou à la réception d’un avis en ce sens de la personne concernée.
Septième principe – Mesures de protection des renseignements personnels
La Fédération protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
7.1 La Fédération protège les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées, peu importe le format dans lequel ils sont conservés. Elle emploie à cette fin des mesures de sécurité appropriées.
7.2 La Fédération protège les renseignements personnels transmis à des tiers qui lui fournissent des services. Elle s’appuie pour cela sur des mesures contractuelles ou d’autres arrangements qui précisent le caractère confidentiel des renseignements, qui restreignent les fins auxquelles ils peuvent être utilisés et qui en interdisent la communication à des tiers à la demande de la Fédération, conformément au Code.
Huitième principe – Transparence en matière de politiques et de procédures de gestion des renseignements personnels
La Fédération rend facilement accessibles les renseignements sur ses politiques et ses procédures concernant la gestion des renseignements personnels.
8.1 La Fédération fait preuve de transparence à l’égard de ses politiques et de ses procédures sur la gestion des renseignements personnels. Toute personne peut obtenir à un coût modeste ou nul de l’information sur les politiques et les procédures de la Fédération, et ce, sans avoir à déployer d’efforts déraisonnables. Ces renseignements sont fournis sous une forme généralement compréhensible.
Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels
Sous réserve des exemptions prévues par la loi, la Fédération informe toute personne qui en fait la demande écrite de l’existence de renseignements personnels la concernant, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permet de les consulter. Il est aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
9.1 Dans certains cas, il peut être impossible pour la Fédération de communiquer tous les renseignements personnels qu’elle possède au sujet d’une personne. Ces situations se limitent à celles prévues par la loi.
9.2 Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, la Fédération y apporte les modifications nécessaires ou encore supprime ou ajoute les renseignements requis. S’il y a lieu, les renseignements modifiés sont communiqués aux tiers y ayant accès.
Dixième principe – Possibilité de porter plainte à l’égard du non‐respect des principes
Tout membre du personnel de la Fédération peut porter plainte au sujet du non‐respect du présent Code en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée de la Fédération.
10.1 La Fédération doit adopter des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et ses procédures de gestion des renseignements personnels et y donner suite.
10.2 La Fédération mène une enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, la Fédération prend les mesures appropriées, ce qui comprend la modification de ses politiques et procédures au besoin.
10.3 Il est possible d’obtenir des précisions sur les pratiques de la Fédération en matière de protection de la vie privée ou de porter plainte à ce sujet en communiquant avec la personne suivante :
Fédération des sciences humaines
200-141 Laurier Avenue West, Ottawa, ON K1P 5J3
Courriel : privacy@federationhss.ca
10.4 Toute personne qui juge que la Fédération n’a pas donné suite de manière satisfaisante à sa plainte ou à sa demande de renseignements peut aussi s’adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada 30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3 Téléphone : 819‐994‐5444
Numéro sans frais : 1‐800‐282‐1376 ATS : 819‐994‐6591
Site Web : https://www.priv.gc.ca/fr/
Pour consulter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, rendez‐vous sur le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée : https://www.priv.gc.ca/fr/sujets-lies-a-la-protection-de-la-vie-privee/lois-sur-la-protection-des-renseignements-personnels-au-canada/la-loi-sur-la-protection-des-renseignements-personnels-et-les-documents-electroniques-lprpde/.
Le Code type de la CSA figure à l’annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Pour en obtenir des exemplaires, veuillez écrire à la CSA à l’adresse 178 Rexdale Blvd., Toronto (Ontario) M9W 1R3 ou vous rendre sur son site Web à http://www.csagroup.org/fr/.