Petite, mais puissante
Ne vous laissez pas berner par notre taille; notre équipe de professionnel.le.s exerce une influence considérable partout au Canada et dans la capitale nationale, et nous sommes toujours à la recherche de nouveaux talents.
Si vous pensez avoir les compétences requises, visitez fréquemment cette page et consultez les dernières offres à temps plein, à temps partiel et contractuelles ici. Nous acceptons également les candidatures en tout temps, pour de futures possibilités d’emploi.
Soumettez votre CV et votre lettre de motivation à https://secure.collage.co/jobs/fhss/19297.
Ne nous faites pas parvenir votre candidature par courriel; toutefois, si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous écrire à hr@federationhss.ca.
Un poste est disponible immédiatement pour une personne dévouée qui rejoindra notre équipe en tant que coordinateur.trice des relations avec les membres. Le ou la candidat.e retenu.e rejoindra un groupe dynamique de personnes qualifiées travaillant ensemble dans un environnement amical et inclusif.
La Fédération des sciences humaines œuvre à la mise en valeur de la recherche et de l’enseignement pour l’avancement d’une société inclusive, démocratique et prospère. Elle regroupe aujourd’hui plus de 160 universités, institutions et sociétés savantes représentant 91 000 chercheur.euse.s et étudiant.e.s des cycles supérieurs au Canada.
Le Congrès annuel des sciences humaines est la rencontre de plus de 70 sociétés savantes, chacune tenant sa conférence annuelle sous un même toit, et constitue le plus grand rassemblement de chercheur.euse.s au Canada. Il s'agit du plus grand rassemblement de chercheur.euse.s au Canada. Le Congrès, qui se tient généralement à la fin du mois de mai et au début du mois de juin, est organisé chaque année par la Fédération. Pour plus d'informations sur la Fédération, visitez le site www.federationhss.ca/fr.
Résumé
Le ou la coordinateur.rice des relations avec les membres assiste la responsable des relations avec les membres dans les tâches générales liées à l’engagement des membres, assure le processus d’inscription au Congrès des sciences humaines (le Congrès) et constitue le principal point de contact auprès des participant.e.s au Congrès.
Le ou la candidat.e idéal.e est une personne proactive avec un bon esprit d’équipe, possède de bonnes capacités de gestion de projet, de planification et de mise en réseau, de solides compétences en communications, le souci du détail et une solide expérience en matière d’engagement des membres ou des partenaires.
Télétravail
La Fédération des sciences humaines est basée à Ottawa, mais il n’est pas nécessaire que le/la candidat.e retenu.e déménage à Ottawa. Cependant, une connexion Internet fiable et un bureau à domicile assurant un environnement de travail productif, professionnel et sécuritaire pendant les heures normales de travail sont nécessaires.
Fonctions et responsabilités
Relation avec les membres
- Soutenir la responsable des relations avec membres dans la mise en œuvre de stratégies d’engagement des membres et travailler en collaboration avec l’ensemble du personnel du département Adhésion, Événements et Communications.
- Maintenir le CRM de la Fédération, Exware et assurer le support client pour les membres qui utilisent le portail.
- Fournir un service de support aux clients pour le système actuel de la gestion des membres de la Fédération, Forum, développé par Ignite Solutions.
- Inscriptions et administration au Congrès :
- Soutenir la responsable des relations avec les membres dans le cadre du processus d’inscription au Congrès et effectuer d’autres tâches telles que la production de rapports sur les statistiques des événements.
- Traiter les inscriptions au Congrès et à d’autres événements et servir de point de contact principal auprès de tout.e.s les participant.e.s, associations et partenaires.
- Recevoir et répondre à toutes les questions et préoccupations des organisateur.rice.s d’associations et des participant.e.s au Congrès.
- Établir le calendrier des conférences des associations.
- Aider les associations à remplir les formulaires, à examiner les programmes et à apporter un soutien quotidien.
- Développer des kits et des guides pour les organisateur.rice.s des associations.
- Surveiller différents comptes de courrier électronique et rediriger les courriels vers les équipes concernées, le cas échéant.
- Soutenir la responsable des relations avec les membres à former et à superviser le personnel chargé des inscriptions sur le site du Congrès.
- Exercer d’autres tâches selon les besoins.
Exigences professionnelles
- Formation post-secondaire ou expérience équivalente dans un environnement de travail.
- Expérience d'au moins un an dans le domaine des relations avec les membres ou les partenaires, idéalement au sein d'une association à but non lucratif ou d'un secteur d'activité.
- Expérience d'au moins un an dans la gestion de bases de données avec un haut niveau de précision, d'efficacité et de rapidité.
- Le bilinguisme est requis ; d'excellentes compétences en matière de communication écrite et orale en anglais et en français, y compris la rédaction pour le web.
- Compétences avancées en matière de logiciels, notamment Word, feuilles de calcul, présentations de diapositives, gestion de bases de données, courrier électronique et planification.
- Expérience de la constitution de réseaux solides et efficaces et de la gestion de systèmes de suivi et de mise à jour d'informations organisationnelles clés.
- La connaissance des questions liées aux sciences humaines et aux communautés universitaires ou savantes serait un atout.
- Des déplacements seront nécessaires pour assister au Congrès et à d'autres réunions.
Compétences
- Capacité à animer des réunions avec les membres, mener des présentations et mettre à profit des compétences interpersonnelles pour mettre les individus (collègues ou membres) à leur aise.
- Souci du détail avec un fort accent sur l’organisation, la planification et le suivi.
- Excellentes compétences interpersonnelles et diplomatiques avec la capacité de faire face à des situations complexes impliquant plusieurs parties intéressées.
- Normes éthiques élevées et le désir de travailler avec des personnes qui partagent les mêmes valeurs.
- Esprit entrepreneurial, initiative, créativité et attitude proactive.
- Clarté d’expression - à l’écrit et à l’oral.
- Un sens d’appropriation des tâches et motivation à aller jusqu’au bout pour attendre les objectifs personnels et ceux de l’équipe.
- Un respect sincère des valeurs et des différences que tous les membres d’une petite équipe apportent à un environnement de travail ; une capacité d’adaptation à différentes approches et une flexibilité permettant de prendre de nouvelles directions si nécessaire.
- Engagement à l’égard des valeurs, de la vision et de la direction de la Fédération.
- Volonté de développer continuellement ses compétences et ses connaissances.
- Un bon sens de l’humour.
Compensation
- 39 000 $ - 50 000 $ (proportionnel à l’expérience)
Pour soumettre votre candidature
Si cette occasion d’emploi vous intrigue et coïncide avec votre expérience, nous voulons vous connaître. Veuillez prendre le temps de nous parler de vous dans une lettre de présentation. Nous voulons connaître votre histoire, vos antécédents, vos réalisations et les raisons pour lesquelles ce rôle vous convient.
Votre candidature doit contenir les éléments suivants : votre curriculum vitae, incluant votre nom, courriel et numéro de téléphone et une lettre d’accompagnement indiquant pourquoi votre expérience correspond à nos exigences.
La Fédération des sciences humaines s’engage à promouvoir la diversité au sein de sa communauté et accueille tout particulièrement les candidatures de personnes racialisées ou de couleur, de femmes, d’Autochtones ou de peuples autochtones d’Amérique du Nord, de personnes handicapées, de personnes LGBTQ2S+ et d’autres personnes susceptibles de contribuer à la diversification ultérieure des idées.
Vous devez être légalement autorisé.e à travailler au Canada pour être admissible à ce poste. Veuillez noter que toutes les candidatures seront prises en considération. Nous communiquerons directement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. L’offre d’emploi demeurera active sur notre site Web jusqu’à ce que notre processus de sélection soit terminé.
N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une quelconque étape du processus de recrutement. Toutes les demandes de mesures d’adaptation seront traitées de manière juste et objective afin d’assurer que tous les candidats et toutes les candidates seront traité(e)s avec respect et dignité.
Un poste est disponible immédiatement pour une personne dévouée qui rejoindra notre équipe en tant qu'agent.e des réunions et événements. Le ou la candidat.e retenu.e rejoindra un groupe dynamique de personnes qualifiées travaillant ensemble dans un environnement amical et inclusif.
La Fédération des sciences humaines œuvre à la mise en valeur de la recherche et de l’enseignement pour l’avancement d’une société inclusive, démocratique et prospère. Elle regroupe aujourd’hui plus de 160 universités, institutions et sociétés savantes représentant 91 000 chercheur.euse.s et étudiant.e.s des cycles supérieurs au Canada.
Le Congrès annuel des sciences humaines est la rencontre de plus de 70 sociétés savantes, chacune tenant sa conférence annuelle sous un même toit, et constitue le plus grand rassemblement de chercheur.euse.s au Canada. Il s'agit du plus grand rassemblement de chercheur.euse.s au Canada. Le Congrès, qui se tient généralement à la fin du mois de mai et au début du mois de juin, est organisé chaque année par la Fédération. Pour plus d'informations sur la Fédération, visitez le site www.federationhss.ca/fr.
Résumé
Au sein de l'équipe des Services aux Membres et sous la direction de la Directrice des réunions et des événements, l’agent.e des réunions et des événements jouera un rôle clé dans la réussite de nos événements annuels (en personne et/ou virtuels), et en particulier du Congrès.
Le ou la candidat.e idéal.e est un.e expert.e en technologie, connaît le milieu universitaire dans lequel la Fédération opère, a l'esprit d'équipe et est proactif.ve, a de solides compétences en communication, un souci du détail et a l'habitude de travailler avec une variété de membres et des partenaires.
Télétravail
La Fédération des sciences humaines est basée à Ottawa, mais il n’est pas nécessaire que le/la candidat.e retenu.e déménage à Ottawa. Cependant, une connexion Internet fiable et un bureau à domicile assurant un environnement de travail productif, professionnel et sécuritaire pendant les heures normales de travail sont nécessaires.
Fonctions et responsabilités
Organisation d’événements
- Contribuer aux tâches de planification des événements, en mettant en œuvre l'ensemble des fonctions opérationnelles, logistiques et administratives nécessaires à l'exécution des événements.
- Développer des relations avec les fournisseurs afin de faciliter la livraison de produits de haute qualité dans le respect des délais et du budget.
- Assurer la liaison avec les principaux partenaires du Congrès et les membres de l'équipe (internes et externes) afin de garantir la réussite du Congrès, notamment en ce qui concerne les communications et les résultats attendus de la part des membres.
- Préparer des plans de travail comprenant des flux de travail, des approbations et des étapes importantes et être responsable de chaque objectif/tâche tout au long de chaque projet.
- Maintenir les budgets des événements et contribuer au budget global de l'équipe conformément aux plans de travail et aux accords en vigueur.
- Préparer les champs d’applications nécessaires à l'acquisition de biens et de services pour des événements, évaluer les devis et préparer des comparaisons de prix, le cas échéant.
- Soutenir les équipes chargées des adhésions et des événements en formant et en supervisant les contractuels des centres d'inscription et d'information sur le site du Congrès.
Hébergement et logistique de voyage
- Coordonner la logistique des déplacements et de l'hébergement de tout.e.s les conférencier.ère.s principaux.ales de la Fédération lors d'événements.
- Assurer la liaison avec l'agence de voyage de la Fédération, obtenir et administrer les blocs de chambres d'hôtel, préparer la page web relative à l'hébergement, obtenir et contrôler toutes les prises en charge à partir des hôtels du Congrès et des résidences universitaires.
- Exercer d’autres tâches selon les besoins.
Exigences professionnelles
- Formation post-secondaire ou expérience équivalente dans l'organisation d'événements.
- Minimum de deux ans d'expérience dans le domaine de la planification et de la production d'événements.
- Minimum d'un an d'expérience en gestion de projet et en service à la clientèle est requis.
- Compétences avancées en matière de logiciels, notamment traitement de texte, feuilles de calcul, présentations de diapositives, gestion de bases de données, courrier électronique et planification.
- Expérience de la production d'événements virtuels sur diverses plateformes numériques et aptitude à résoudre les problèmes.
- Capacité à communiquer clairement, avec assurance et de manière convaincante avec les partenaires internes afin de fournir des services d'assistance de premier ordre.
- Expérience confirmée dans l'élaboration et la gestion de projets complexes.
- Expérience des relations avec les membres, les clients ou les partenaires au sein d'une université ou d'une organisation à but non lucratif serait un atout.
- Aptitude à travailler dans un environnement d'équipe au rythme rapide, avec la capacité d'accomplir et de traiter simultanément plusieurs missions, de pivoter rapidement en fonction des changements de priorités, avec efficacité et précision.
- Une expérience dans l'organisation de conférences universitaires et/ou d'événements virtuels serait un atout.
- Une expérience de la gestion de contenu et d'événements sur un site web et dans un logiciel de gestion d'événements en ligne serait un atout.
- Capacité à traiter plusieurs événements en même temps.
- Solides compétences en matière de communication écrite et orale.
- Des déplacements seront nécessaires pour assister au Congrès et à d'autres réunions.
Compétences
- Capacité à travailler sous pression, à respecter des échéances concurrentes et à s'adapter facilement.
- Souci du détail, avec un fort accent sur l'organisation, la planification et le suivi.
- Excellentes compétences interpersonnelles, attitude positive et capacité à travailler avec plusieurs membres de l'équipe et parties intéressées.
- Esprit entrepreneurial, initiative, créativité et attitude proactive.
- Clarté d’expression - à l’écrit et à l’oral.
- Un sens d’appropriation des tâches et motivation à aller jusqu’au bout pour attendre les objectifs personnels et ceux de l’équipe.
- Être à l’aise dans un environnement de travail virtuel.
- Être à l'aise avec une grande variété de technologies et de logiciels.
- Un bon sens de l’humour.
Compensation
- 48 000 $ - 60 000 $ (proportionnel à l’expérience)
Pour soumettre votre candidature
Si cette occasion d’emploi vous intrigue et coïncide avec votre expérience, nous voulons vous connaître. Veuillez prendre le temps de nous parler de vous dans une lettre de présentation. Nous voulons connaître votre histoire, vos antécédents, vos réalisations et les raisons pour lesquelles ce rôle vous convient.
Votre candidature doit contenir les éléments suivants : votre curriculum vitae, incluant votre nom, courriel et numéro de téléphone et une lettre d’accompagnement indiquant pourquoi votre expérience correspond à nos exigences.
La Fédération des sciences humaines s’engage à promouvoir la diversité au sein de sa communauté et accueille tout particulièrement les candidatures de personnes racialisées ou de couleur, de femmes, d’Autochtones ou de peuples autochtones d’Amérique du Nord, de personnes handicapées, de personnes LGBTQ2S+ et d’autres personnes susceptibles de contribuer à la diversification ultérieure des idées.
Vous devez être légalement autorisé.e à travailler au Canada pour être admissible à ce poste. Veuillez noter que toutes les candidatures seront prises en considération. Nous communiquerons directement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. L’offre d’emploi demeurera active sur notre site Web jusqu’à ce que notre processus de sélection soit terminé.
N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une quelconque étape du processus de recrutement. Toutes les demandes de mesures d’adaptation seront traitées de manière juste et objective afin d’assurer que tous les candidats et toutes les candidates seront traité(e)s avec respect et dignité.