Petite, mais puissante
Ne vous laissez pas berner par notre taille; notre équipe de professionnel.le.s exerce une influence considérable partout au Canada et dans la capitale nationale, et nous sommes toujours à la recherche de nouveaux talents.
Si vous pensez avoir les compétences requises, visitez fréquemment cette page et consultez les dernières offres à temps plein, à temps partiel et contractuelles ici.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous écrire à hr@federationhss.ca.
À propos de la Fédération
La Fédération des sciences humaines encourage la recherche et l'enseignement afin de promouvoir une société inclusive, démocratique et prospère. Avec plus de 160 universités, collèges et associations savantes membres, la Fédération représente une communauté diversifiée de 91 000 chercheur.euse.s et étudiant.e.s aux cycles supérieurs à travers le Canada.
La Fédération organise chaque année le Congrès des sciences humaines (Congrès), le plus grand rassemblement de chercheur.euses au Canada. En juin 2026, la Fédération tiendra un Sommet Voir Grand de 500 participant.e.s à Edmonton, en Alberta.
Pour plus d'informations sur la Fédération, veuillez consulter le site www.federationhss.ca/fr.
Résumé du poste
Au sein de l'équipe des Réunions et événements et sous la direction de la Directrice des réunions et événements, le/la coordonnateur.trice des réunions et événements soutiendra la planification et l'exécution des événements (principalement le Congrès et le Sommet Voir Grand 2026, ainsi que d'autres événements qui pourraient être organisés) en gérant la logistique, en assurant la coordination avec les associations membres et en veillant au bon déroulement de tous les aspects opérationnels. Le/la coordonnateur.trice contribuera notamment à l'élaboration d'un nouveau modèle de Congrès.
Le ou la candidat.e idéal.e est une personne proactive, dotée d'un esprit d'équipe, de solides compétences en communication, d'un sens aigu du détail et d'une expérience de travail avec divers membres, partenaires et parties intéressées.
Type de contract : Contrat temporaire à temps plein, jusqu'en septembre 2026
Fonctions et responsabilités
Soutien à la planification du Congrès
- Assister l'équipe des Réunions et événements dans le test et le déploiement des différents éléments logistiques du nouveau modèle du Congrès, y compris la mise à jour des pratiques existantes en matière de planification d'événements.
- Assister les associations membres dans l'adaptation de la planification de leur conférence annuelle en fonction du nouveau modèle, notamment en les aidant à harmoniser la logistique, à réviser le programme, à soutenir la plateforme virtuelle et à assurer les services de liaison quotidiens pour l'événement.
- Soutenir le processus d'adhésion au Congrès, notamment en établissant un calendrier des associations participantes et en créant des guides de planification des conférences.
- Assister à la planification préalable des événements organisés par les partenaires et les sponsors.
Planification du Sommet Voir Grand
- Contribuer aux tâches de planification d'événements, en mettant en œuvre l'ensemble des fonctions opérationnelles, logistiques et administratives nécessaires à la réalisation de l'événement.
- Préparer des plans de travail comprenant les flux de travail, les approbations et les étapes clés, et être responsable de chaque étape ou tâche tout au long de chaque projet; rendre compte et/ou préparer les mises à jour nécessaires à la directrice et/ou aux membres de l'équipe, selon les besoins.
- Respecter les délais pour atteindre toutes les étapes clés et proposer des alternatives si nécessaire.
- Gérer les budgets des événements et contribuer au contrôle global du budget de l'équipe conformément aux plans de travail et aux accords en vigueur.
- Préparer les cahiers des charges nécessaires à l'achat de biens et de services pour l'événement, évaluer les devis et préparer des comparaisons de prix si nécessaire.
- Développer des relations avec les fournisseurs (par exemple, services d'exposition, sociétés audiovisuelles, agences de traduction, services informatiques, départements universitaires, etc.) afin de fournir des produits de haute qualité dans les délais et le budget impartis.
- Superviser les calendriers de travail des contractuels.
Exigences du poste
- Formation postsecondaire en planification d'événements, gestion d'événements ou dans un domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.
- Compétences avancées en matière de logiciels, notamment traitement de texte, tableurs, présentations PowerPoint, gestion de bases de données, messagerie électronique et planification.
- Une expérience dans l'organisation d'événements en personne, virtuels et hybrides est un atout.
- Une expérience dans la gestion de contenu et d'événements sur un site web (Drupal, WordPress) et dans un logiciel de gestion d'événements en ligne serait un atout.
- Une expérience dans la création d'instructions et de documentation pour les participant.e.s à des événements virtuels serait un atout.
- Le bilinguisme en anglais et en français est préférable.
- Des déplacements pouvant aller jusqu'à une (1) semaine peuvent être nécessaires pendant le Sommet Voir Grand.
Compétences
- Capacité à travailler sous pression et à s'adapter facilement.
- Esprit minutieux, avec un sens aigu de l'organisation, de la planification et du suivi.
- Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à travailler avec plusieurs membres de l'équipe et parties intéressées.
- Esprit d'entreprise, initiative, créativité et attitude proactive.
- Clarté d'expression, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Sens des responsabilités et motivation à aller jusqu'au bout pour atteindre les objectifs personnels et ceux de l'équipe.
- Respect sincère des valeurs et des différences que tou.te.s les membres d'une petite équipe apportent à un environnement de travail; capacité d'adaptation à différentes approches et flexibilité pour s'orienter dans de nouvelles directions si nécessaire.
- Engagement envers les valeurs de la Fédération.
- Volonté de développer continuellement ses compétences et ses connaissances.
- Aisance à travailler dans un environnement de bureau virtuel.
Pour postuler
Si cette opportunité vous intéresse et correspond à votre expérience, nous aimerions vous rencontrer. Veuillez prendre le temps de nous parler de vous dans une lettre de motivation. Nous souhaitons connaître votre parcours, vos réalisations et les raisons pour lesquelles ce poste vous convient et correspond à votre carrière à ce stade.
Votre soumission doit comprendre :
- Votre curriculum vitae
- Une lettre de motivation
La Fédération des sciences humaines s'engage à favoriser la diversité au sein de sa communauté et encourage particulièrement les personnes racialisées, les personnes de couleur, les femmes, les Autochtones d'Amérique du Nord, les personnes handicapées, les personnes LGBTQ2S+ et toute autre personne susceptible de contribuer à la diversification des idées à soumettre leur candidature.
Vous devez être légalement autorisé.e à travailler au Canada pour être admissible à ce poste. Les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées directement. L'offre d'emploi restera active sur notre site web jusqu'à la fin du processus de sélection.
Veuillez nous contacter en toute confidentialité et nous informer à l'avance si vous avez besoin d'aménagements particuliers à n'importe quelle étape du processus de recrutement. Toutes les demandes d'aménagement seront examinées de manière équitable et objective afin de garantir que les demandeurs ou demandeuses soient traités avec respect et dignité.
Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer les documents demandés ci-dessus à hlussier@federationhss.ca.
Pour toute question ou demande d'aménagement, veuillez nous envoyer un courriel à hlussier@federationhss.ca.