Upcoming tasks and forms
- Ongoing: Verify your association information on the Congress website is correct
- February 25: Association greeting lounge draft content
- March 3: Countdown to Congress meeting
- March 4: Submit Open Event Listing Form (optional)
- March 10: Submit Session Outline Form
- March 25: Submit preliminary conference program (PDF)
- March 31: Early bird registration deadline
- March 31: Register your complimentary pass recipients
Make your greeting lounge stand out
Planning Guide: section 5.3
Your virtual greeting lounge will act as a combined welcome station for your attendees, and the place for informal virtual gatherings. Please email your association’s Virtual Project Liaison (VPL) by February 25 with your preliminary content ideas, such as videos, pictures, program highlights and any other information you believe will be beneficial to your attendees. Updates and revisions will be possible leading up to Congress.
Tips to submit your open events
Planning Guide: section 4.2.3
You have until March 4 to decide whether you wish to open one or several events to all registered attendees at Congress 2022, and fill out an Open Event Form via the Organizers Portal.
A few tips to help you along the way:
- Submit one separate form for each event you wish to open.
- When submitting a form for the first time, select ‘New submission’. If you need to come back to it to make changes, select “Change request.” Please do not duplicate forms for the same event.
- Keep your event title short and catchy, and ensure it is the same as in your conference program!
- We do not offer translation services. If your event is bilingual, please provide the translation.
- All events funded by the Federation – via our international keynote or interdisciplinary funding programs – need to be open to all attendees.
Advertise at Congress
We offer a range of advertising opportunities on the Federation website, on the Congress virtual platform, and in our virtual event bag. Check out our prospectus and visit www.federationhss.ca/congress-expo to fill out an Advertising Form.
Submit your Session Outline Form
Planning Guide: section 5.1
You can now submit your sessions outline for your virtual conference spaces, and until March 10 via the Organizers Portal. You will be asked to provide the date, time, estimated attendance, session, and desired Zoom format. If you would prefer an Excel grid and/or require support to complete this task, please reach out to your VPL.
Don’t miss the complimentary pass deadline
Planning Guide: section 3.3.4
Your association has been allotted a certain number of complimentary passes that can be used for speakers, presenters, moderators, or association organizers. Register your guests using your custom link in the Organizers Portal by March 31.
Accessibility requests and reports
Planning Guide: section 5.6.1
Registered attendees for Congress can identify accessibility requirements to participate in your association's conference. These requirements can be found on the Reports page of the Organizers Portal. If your association does not have an accessibility report displayed, it means your attendees have not (yet) identified any accessibility requirements. Check back often for this report to ensure you capture your attendees' requests in a timely manner.
Countdown to Congress meeting on March 3
Planning Guide: section 2.3.4
Save the date: our next monthly meeting will take place on Thursday, March 3, 2022 from 12:00 to 13:00 (ET). You can contribute your questions ahead of time by filling out this form.
Tâches à venir et formulaires
- En cours : Vérification de l’exactitude des coordonnées de votre association qui figurent sur le site Web du Congrès.
- 25 février : Ébauche du contenu du salon d’accueil des associations
- 3 mars : Réunion Compte à rebours vers le Congrès
- 4 mars : Soumission du Formulaire Événement ouvert (facultatif)
- 10 mars : Soumission du Formulaire Plan de séance
- 25 mars : Soumission du programme préliminaire de la conférence (format PDF)
- 31 mars : Date limite de préinscription
- 31 mars : Inscription des bénéficiaires de vos laissez-passer gratuits
Singularisez votre salon d’accueil
Guide de planification : section 5.3
Votre salon d’accueil virtuel servira à la fois de poste d’accueil pour vos congressistes et de lieu de rassemblement informel. Veuillez envoyer un courriel à votre préposé.e de projet virtuel (PPV) d’ici le 25 février afin de soumettre vos idées préliminaires de contenu, telles que des vidéos, des photos, des faits saillants de programme, ainsi que tout autre renseignement qui, selon vous, serait pertinent pour vos congressistes. Il vous sera possible d’apporter des mises à jour et des révisions avant le Congrès.
Conseils pour soumettre vos événements ouverts
Guide de planification : section 4.2.3
Vous avez jusqu’au 4 mars pour décider si vous souhaitez rendre accessible un ou plusieurs événements à l’ensemble des participant.e.s inscrit.e.s au Congrès 2022, ainsi que remplir le formulaire Événement ouvert qui se trouve sur le portail Organisateurs.
Voici quelques conseils qui vous accompagneront à chaque étape :
- Soumettez un formulaire distinct pour chaque événement que vous souhaitez rendre accessible à tous.
- Si vous soumettez un formulaire pour la première fois, sélectionnez le bouton « Nouvelle soumission ». Si vous devez y apporter des modifications à une date ultérieure, sélectionnez le bouton « Soumission modifiée ». Veuillez ne pas utiliser deux formulaires pour le même événement.
- Assurez-vous que le titre de votre événement est court et accrocheur et qu’il est le même que celui qui figure dans le programme de votre conférence.
- Nous n’offrons pas de services de traduction. Si votre événement est bilingue, veuillez fournir la traduction.
- Tous les événements qui sont financés par la Fédération, que ce soit par l’entremise de nos programmes de financement des conférenciers internationaux de marque ou des séances interdisciplinaires, doivent être ouverts à l’ensemble des congressistes.
Publicité au Congrès
Nous offrons diverses opportunités de publicité sur le site Web de la Fédération et la plateforme virtuelle du Congrès, ainsi que dans notre sac d’événement virtuel. Veuillez consulter notre prospectus et visiter la page https://www.federationhss.ca/fr/congres/congres-2022/expo pour remplir un formulaire de publicité.
Soumettre le formulaire Plan de séance
Guide de planification : section 5.1
Vous avez jusqu’au 10 mars pour soumettre vos plans de séance pour vos espaces de conférence virtuelle sur le portail Organisateurs. Vous devrez fournir la date, l’heure, le nombre estimé de congressistes, la séance et le format Zoom souhaité. Si vous préférez utiliser une grille Excel ou que vous avez besoin d’aide pour mener à bien cette tâche, veuillez communiquer avec votre PPV.
N’oubliez pas la date limite pour les laissez-passer gratuits
Guide de planification : section 3.3.4
Votre association s’est vu attribuer un certain nombre de laissez-passer gratuits qui peuvent être offerts à des orateur.trice.s, à des présentateur.trice.s, à des modérateur.trice.s ou à des organisateur.trice.s de votre association. Inscrivez vos invité.e.s en utilisant votre lien personnalisé qui se trouve sur le portail Organisateurs d’ici le 31 mars.
Rapports et demandes d’accessibilité
Guide de planification : section 5.6.1
Les congressistes inscrit.e.s. au Congrès peuvent formuler des demandes d’accessibilité pour participer à la conférence de votre association. Ces exigences se trouvent à la page « Rapports » du portail Organisateurs. Si aucun rapport d’accessibilité ne s’affiche pour votre association, c’est que vos congressistes n’ont pas (encore) formulé de demandes d’admissibilité. Veuillez consulter la page régulièrement afin de vérifier si ce rapport y est affiché et de vous assurer ainsi de traiter rapidement les demandes de vos congressistes.
Réunion En route vers le Congrès du 3 mars
Guide de planification : section 2.3.4
Date à retenir : notre prochaine réunion mensuelle aura lieu le jeudi 3 mars 2022, de 12 h à 13 h (HE). Vous pouvez soumettre vos questions à l’avance en remplissant ce formulaire.