Travailler et faire du bénévolat au Congrès

Travailler au Congrès
Bénévole au Congrès

Travailler au Congrès @ l’Université York 

La Fédération des sciences humaines recrute plus de 180 contractuels à court terme pour soutenir l'organisation du Congrès des sciences humaines 2023 à l'Université York à Toronto, du 27 mai au 2 juin 2023. 80 de ces postes seront à distance, pour soutenir l'aspect virtuel du Congrès. 

Qui est le ou la candidate idéal.e? 

  • Une personne ayant une disponibilité flexible (du 25 mai au 2 juin 2023). 
  • Une personne avenante, motivée, adaptable et capable de suivre des instructions.  
  • Doit être légalement autorisé.e à travailler au Canada.  
  • De bonnes compétences en communication écrite et orale en anglais sont requises pour tous les postes.  
  • Des compétences en communication écrite et orale en français sont un atout. 

À quoi pouvez-vous vous attendre? 

  • Taux horaire de 19,00 $, payé par la Fédération des sciences humaines.  
  • Une moyenne de 20 à 30 heures de travail sur une période de 10 jours, avec une concentration maximale du 27 mai au 2 juin.  
  • Les quarts de travail varient de 3 à 10 heures et peuvent inclure des quarts fractionnés.  
  • La plupart des contractuels devront travailler sur place, sur les deux campus universitaires de York. Certains postes à distance sont disponibles.  
  • 75 techniciens d'événements devront utiliser leur propre matériel informatique.  
  • Les contractuels à distance devront utiliser leur propre équipement informatique (les Surface Pros, les tablettes, les iPads et les téléphones portables ne sont pas acceptés). Les contractuels à distance doivent également disposer d'une connexion Internet solide et stable. 
  • Certains postes à distance nécessitent un équipement (ordinateur portable, appareil photo). Il est demandé aux contractuels de fournir et d'utiliser leur propre équipement. Veuillez consulter les postes ci-dessous pour plus de détails.  
  • Lorsqu'ils/ellles ne sont pas en service, les travailleur.euse.s peuvent assister à des événements ouverts, parcourir l'Expo et établir des contacts avec des professeur.e.s et des chercheur.euse.s influent.e.s. 

Échéancier des candidatures 

  • Les candidatures seront acceptées jusqu'au 24 février 2023.  
  • Des offres de contrat formelles seront émises au fur et à mesure que les candidat.e.s retenu.e.s seront recruté.e.s. 
  • Les candidat.e.s retenu.e.s devront participer à une séance d'orientation rémunérée le 25 mai 2023. 

La Fédération des sciences humaines s’est engagée à garantit un processus de recrutement et un environnement de travail inclusifs et sans obstacle. Nous encourageons les candidatures provenant des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi, y compris, sans toutefois s’y limiter : les personnes handicapées, les Noir.e.s, les Autochtones et les personnes de couleur. 

Pour toute question à propos de ces postes, ou pour faire une demande de mesures d’adaptation, veuillez nous envoyer un courriel à l’adresse travailleraucongres@federationhss.ca

Veuillez consulter le Code de conduite pour les travailleur.euse.s au Congrès 2023. 

Des postes sont disponibles dans les domaines suivants 

Préposé.e.s au service à la clientèle (100 postes disponibles) - Sur place 

Les préposé.e.s au service à la clientèle travaillent avec les organisateur.trice.s des séances, les participant.e.s, les exposants, le personnel de la Fédération, le personnel universitaire, les congressistes et le public afin de traiter les inscriptions et les transactions, de répondre aux demandes de renseignements et d’aider avec l’orientation virtuelle. 

Assistant.e.s aux communications (5 postes) - Sur place 

Les assistant.e.s aux communications travaillent dans la salle de presse virtuelle du Congrès pour aider le personnel des communications de la Fédération à relayer par écrit la recherche présentée au Congrès. 

Technicien.ne.s d’événement (75 postes) - À distance 

Les technicien.ne.s d’événement sont chargés de fournir une assistance technique à tous les participant.e.s et d'héberger les réunions Zoom pour chaque session de conférence qui se déroule sur la plate-forme d'événements virtuels.  

 
Soumission de votre candidature

Si vous souhaitez poser votre candidature, veuillez remplir et envoyer ce formulaire avant le 24 février 2023: https://fhss.swoogo.com/23-contractor-contracteur.

Assigné.e.s à une association spécifique pour offrir un soutien dans diverses tâches administratives. Les associations peuvent recommander des étudiant.e.s de leur département. 

Tâches

  •  Tenir les tables d’accueil des associations  
  •  Fournir aux participant.e.s les informations sur les événements et les réunions de l'association 
  •  Distribuer les programmes, publications, dépliants et brochures publiés par l’association  
  • Aider à la mise en place ou à la modification des salles, selon les besoins 

Compétences

Bonnes aptitudes relationnelles, excellentes aptitudes à la communication, la capacité de s’exprimer en français est un atout.  

Travailler au centre d'information et gérer les principales lignes de répartition pour les participant.e.s   et les organisateur.trice.s d'associations. 

Tâches

  • Surveiller et répondre aux communications par radio et par téléphone reçues des kiosques d'information et des moniteur.trice.s logistiques. 
  • Trier les problèmes et les questions (restauration, audiovisuel, mobilier, etc.) afin de les transmettre au département approprié. 
  • Travailler sur des logiciels en ligne et des documents Microsoft pour confirmer les demandes des associations. 
  • Enregistrer les problèmes et les résolutions au moyen de rapports de difficultés. 
  • Suivre les modifications de salles et les mises à jour connexes pour notification. 

Compétences

Excellentes aptitudes à la communication et à la résolution de problèmes; capacité à travailler sous pression et à utiliser les fonctions informatiques/de recherche; doit être capable de parler clairement pour être compris.e sur la radio bidirectionnelle. 

Organiser le comptoir d'information et assister les participant.e.s. 

Tâches

  • Répondre aux questions des participant.e.s au comptoir d'information 
  • Gérer la consigne des bagages durant la journée 
  • Afficher la signalisation et les avis spéciaux selon les besoins 
  • Aider les participant.e.s ayant des besoins particuliers 
  • Surveiller la file d'attente à l'inscription et fournir une assistance aux inscriptions, si nécessaire. 
  • Aider à toutes les autres tâches et agir en tant que coureur.se si nécessaire. 

Compétences

Bon rapport avec le public, orientation vers le service à la clientèle, et capacité à utiliser les fonctions informatiques/de recherche. La capacité de s'exprimer en français est un atout.  

Sont affecté.e.s à un bâtiment spécifique. Ils ou elles aideront les organisateur.trice.s d'associations à répondre à leurs besoins logistiques.  

Tâches

  • Surveiller une station de soutien pour les associations aux conférences dans une zone assignée  
  •  Assurer la liaison avec l’équipe organisatrice du congrès  
  •  Aider les organisateur.trice.s en cas de questions ou de problèmes concernant leurs salles de réunion (demandes de renseignements sur la restauration, l'audiovisuel, l'ameublement, etc.)  
  •  Exécuter des tournées quotidiennes pour relever les besoins d'assistance dans la zone assignée  
  •  Communiquer par radio bidirectionnelle avec le centre d'information pour traiter les questions/problèmes sur place. 

Compétences

Bonnes aptitudes relationnelles, excellentes aptitudes à la résolution de problèmes, capacité à parler clairement pour être compris.e sur la radio bidirectionnelle. La capacité de s’exprimer en français est un atout. 

Fournit un soutien logistique pour les événements organisés par la Fédération, tels que Voir Grand, la Foire aux carrières, l'Expo du Congrès et les événements se déroulant à l’Expo.  

Tâches 

  • Seconder les coordonnateur.trice.s de la Fédération dans la mise en place, le démontage et la coordination de différents événements  
  • Communiquer par radio bidirectionnelle avec la liaison du Centre d'information pour régler les questions/problèmes sur place 
  • Superviser les modifications apportées à la signalisation  
  • Aider les conférencier.ère.s à charger leurs présentations PowerPoint sur les ordinateurs de l'espace d'exposition 
  • Déterminer le nombre des participant.e.s, au besoin  
  • Répondre aux questions des exposant.e.s (préposé.e à l’Expo).  

Compétences

Aptitude à travailler sous pression, sens développé de l’organisation, excellentes aptitudes à résoudre des problèmes et bonnes connaissances en informatique; la capacité de s’exprimer en français constitue un atout.  

Chargé.e.s de prêter assistance aux exposant.e.s en répondant aux besoins exprimés à leurs kiosques de l’Expo du Congrès. Ce service est assuré à temps plein ou partiel.  

Tâches 

  •  Aider au montage et démontage du kiosque  

  •   Distribuer des informations aux participant.e.s selon les directives de l’exposant.e 

  •  Aider l’exposant.e à vendre des produits et/ou à prendre des commandes  

  •  Réapprovisionner les produits ou le matériel promotionnel du kiosque  

  •  Remplacer l’exposant.e en son absence.  

Compétences

Bonnes aptitudes relationnelles, l’expérience dans la vente au détail est un atout, tout comme la capacité de s’exprimer en français. Il est possible que certains exposant.e.s requièrent la manipulation de charges lourdes.  

Assister à toutes les tâches assignées par le registraire ainsi qu'à l'inscription en ligne/au bureau d'information. 

Tâches 

  • Traiter les inscriptions sur place  
  • Aider à la collecte des dossiers d'inscription de façon rapide et efficace 
  • Consulter la base de données en ligne et traiter les transactions par carte de crédit 
  • Imprimer les porte-noms et distribuer le matériel du congrès 
  • Durant les temps d’arrêt, aider le Centre d'information ou le Bureau de renseignements 
  • Pouvoir soulever des boîtes lourdes pour réapprovisionner les postes individuels quand nécessaire 
  • Gérer le contrôle de la foule pour les files d'attente des participant.e.s, si nécessaire. 

Compétences

Bonnes aptitudes au service à la clientèle; la capacité de s’exprimer en français est un atout; être à l’aise avec les ordinateurs et les bases de données; doit également être en mesure de traiter efficacement les transactions par carte de crédit. 

Sont responsables de fournir un soutien technique à tous les participant.e.s à distance et d'accueillir les réunions Zoom pour chaque session de conférence qui se déroule au sein de la plate-forme d’événement virtuel. Les sessions de conférence peuvent être simulées en direct (préenregistrées avec séance de Q et R en direct) ou entièrement en direct.   

Tâches 

  • Répondre aux demandes d’aide technique via le chat Zoom, le chat en ligne et l'appel vidéo 
  • Effectuer des vérifications audiovisuelles avec les conférencier.ère.s et les modérateur.trice.s avant le début de la session.   
  • Lancer et accueillir des sessions de conférence dans Zoom  
  • Gérer les sondages, les salles de discussion, les paramètres des webinaires, les enregistrements et la diffusion en direct, selon les besoins.   
  • Mettre sur pied et surveiller les mesures d'accessibilité selon les besoins (y compris le sous-titrage en direct et/ou l'interprétation simultanée en plusieurs langues)  
  • Coordonner avec les autres membres de l'équipe, le personnel et les bénévoles, selon les besoins.   

Exigences 

  • Doit avoir accès à son propre équipement (ordinateur de bureau ou portable, etc.)  
  • Accès à Internet à haut débit (connexion câblée fortement recommandée ou être à proximité immédiate du routeur)  
  • Accès à plusieurs écrans d'ordinateur (facultatif mais extrêmement avantageux)  
  • Une excellente communication orale en anglais est requise  
  • Une bonne communication orale en français est considérée comme un atout. 

Compétences

Expérience dans le domaine du service à la clientèle ou en service de soutien technique. Être poli.e, professionnel.le et calme. Excellentes compétences informatiques dans une variété d’appareils, y compris Windows, Apple et Android. Solides compétences logicielles, notamment MS Office (en particulier PowerPoint), Google, Outlook, et Zoom. 

Lieu de travail

À distance en utilisant son propre ordinateur et une connexion Internet.  

Formation

Nous fournirons une formation pour les réunions ainsi que les webinaires Zoom. 

A pour objectif de capturer en photos la substance du Congrès. Au cours des sept jours du Congrès, un nombre défini de sessions ou d'événements lui sera attribué chaque jour.   

Tâches 

  • Prendre des photos sur la base d'une liste de clichés spécifique (fournie par la Fédération) 
  • Lorsqu’il y a trois personnes ou moins, demander aux sujets la permission d'utiliser les photos et leur faire signer un formulaire de consentement à la photographie  
  • Éliminer les doublons et rejeter les photos, sur une base quotidienne 
  • A la fin de chaque journée de travail, téléverser les photos dans des dossiers spécifiques à l'événement dans une boîte de dépôt ou sur un disque dur externe fourni par la Fédération. 

Compétences

Une expérience de la photographie d'action de personnes, de foules et de lieux animés; la capacité de se déplacer en toute confiance lors d'un événement pour obtenir de bonnes photos, de meilleurs angles et expressions; être à l'aise pour parler avec des inconnus, leur demander leur consentement pour être photographié.e.s et les encourager à se tenir à un endroit ou d'une façon spécifique. 

Équipement

L'accès à un appareil photo numérique de qualité est essentiel, y compris les cordons pour télécharger les photos de l'appareil. 

Exigence

Fournir un portfolio numérique de photos prises par le/la candidat.e pour démontrer son expérience telle que mentionnée ci-dessus. 

Attention: Toutes les photos obtenues seront la propriété exclusive de la Fédération, et leur utilisation sur toute plateforme autre que celle de la Fédération (par exemple, un portfolio, un site web, etc.) nécessite une autorisation écrite explicite d'un membre de la direction de la Fédération. 

Les Assistant.e.s aux communications aident le personnel des communications de la Fédération en rédigeant des articles sur les recherches présentées au Congrès. Ils et elles sont affecté.e.s à la production de blogues et de contenu pour les médias sociaux. 

Responsabilités 

  • Assister aux événements publics sur le campus, tels que déterminés par la Fédération 
  • Twitter - Rédiger des gazouillis réfléchis et respectueux sur le contenu de l'événement, y compris des citations et/ou des énoncés précis et significatifs des intervenant.e.s, en utilisant les mot-clés et les identifiants appropriés. 
  • Blog - Rédigez de courts articles de blogue convaincants sur chaque événement, y compris les principaux points à retenir et les citations des conférencier.ère.s (300 mots maximum). 
  • Envoyer le contenu au personnel de la Fédération dans un délai opportun, durant et après l'événement, afin qu'il puisse l'examiner et le publier sur les canaux de médias sociaux et le blogue de la Fédération.  

Exigences 

  • Portfolio démontrant une expérience de la rédaction et de la préparation de contenu pour les médias sociaux et les blogues 
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais 
  • Capacité à travailler rapidement, de façon créative et indépendante, et à faire preuve de jugeote 
  • Une expérience de la rédaction sur des sujets académiques est un atout  

Lieu

Sur place à l'Université York, avec ordinateur portable et connexion Internet fournis. 

Remarque: Tous les contenus qui résultent de ce travail (tweets, articles de blogue) seront la propriété exclusive de la Fédération, et leur utilisation sur toute plateforme extérieure à la Fédération (portfolio, site web, etc.) nécessite une autorisation écrite de la Fédération.

Bénévole au Congrès @ l’Université de York 

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez au bénévolat dans le cadre du Congrès 2023! Nous avons besoin de près de 500 bénévoles dans diverses fonctions pour soutenir le Congrès. Les bénévoles accueilleront les participant.e.s et leur donneront des indications, aideront le personnel audiovisuel et de restauration, répondront aux besoins des participant.e.s  en matière d'accessibilité, coordonneront la logistique de l'équipement et de la signalisation, et plus encore. Voici quelques-uns des rôles bénévoles qui pourraient être disponibles : 

  • Préposé.e aux kiosques d'information 
  • Assistant.e d'orientation 
  • Assistant.e audiovisuel 
  • Préposé.e aux arrêts de la navette d'accessibilité 
  • Assistant.e pour les événements 
  • Ouvreur.euse d'événements 
  • Assistant.e restauration 
  • Ambassadeur.drice d’accueil 
  • Équipe de développement durable 
  • Assistant.e au siège des volontaires 
  • Équipe d'installation 

Qui peut se porter volontaire? 

Cette possibilité de bénévolat est ouverte aux membres de la communauté de l'Université York, y compris les étudiant.e.s, le personnel, les professeur.e.s, les retraité.e.s et les anciens élèves. Tous les bénévoles doivent être âgés de 18 ans ou plus. Les bénévoles doivent connaître les campus de York et être disponibles pour la séance de formation obligatoire qui aura lieu le jeudi 25 mai 2023 de 12 h à 15 h. Des compétences et une expérience supplémentaires peuvent être requises pour certains rôles. 

Pourquoi faire du bénévolat ? 

Nous sommes conscient.e.s que les membres de la communauté de York ont des vies bien remplies et que le bénévolat peut représenter un engagement important. En plus de la satisfaction d'aider York à accueillir le plus grand rassemblement universitaire du Canada et d'acquérir une expérience précieuse, les bénévoles peuvent s'attendre à des collations et des boissons dans le salon des bénévoles et à des tirages de prix de présence quotidiens. Les bénévoles auront également la possibilité de gagner des cadeaux d'encouragement en prenant plus de quarts de travail et un événement d'appréciation des bénévoles sera organisé après le Congrès pour celles et ceux qui ont pu contribuer un nombre minimum d'heures.

 

Soumission de votre candidature

Les candidatures doivent être soumises avant le lundi 13 mars 2023. Postulez pour devenir bénévole! (en anglais uniquement)

Le Congrès : l'expérience de toute une vie

La Fédération des sciences humaines s’engage à adopter une pratique d’embauche équitable et inclusive et accueille des candidat.e.s ayant un profil diversifié d’expertise, d’antécédents et d’expériences.

Pour obtenir de plus amples renseignements ou si vous avez besoin de mesures d’adaptation à tout moment du processus d’embauche, veuillez contacter travailleraucongres@federationhss.ca.

Organisé par :

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En partenariat avec :

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