Informations pour les conférencier.e.s  

Informations pour les conférencier.e.s  

Conseils pour les présentations virtuelles et en personne 

• Inscription 
• Présentations accessibles : un guide pour les conférencier.e.s du Congrès 

Conseils pour les présentations virtuelles 

• Planifier votre présentation  
• Accès à Zoom  
• Assistance technique pendant le Congrès 
• Informations sur les président.e.s et le modérateur.rice.s 

En cas de problème lié au code de conduite   

Conseils pour les présentations virtuelles et en personne 

Présentez-vous au Congrès 2023? Félicitations et merci d’avoir accepté de partager votre recherche lors du plus grand rassemblement de chercheur.euse.s en sciences humainesau Canada! 

Si vous êtes conférencier.ère, panéliste, modérateur.rice, ou président.e de séance lors d'une conférence d'association organisée dans le cadre du Congrès 2023, voici quelques conseils pratiques pour vous aider à démarrer. 

Inscription 

En tant que  conférencier.e, vous devez vous inscrire au Congrès. Vous devrez ajouter à votre inscription les frais d'inscription au Congrès et les frais d'inscription à la conférence de l'association concernée. Inscrivez-vous au Congrès 2023. 

De nombreuses associations exigent que leurs conférencier.e.s soient également membres en règle. Veuillez contacter directement votre association pour payer vos frais d'adhésion (qui ne sont pas inclus dans les frais de conférence de l'association), ou pour obtenir des informations sur votre statut de membre, le cas échéant.  

Présentations accessibles : un guide pour les conférencier.e.s du Congrès 

Les conférencier.e.s sont encouragés à utiliser des stratégies simples pour améliorer l'accessibilité des présentations publiques (voir ci-dessous). Les présentations accessibles permettent de s'adapter aux besoins particuliers des personnes et contribuent à l'esprit d'intégration du Congrès 2023. 

Ne manquez pas de dire bonjour et de remercier tous les participant.e.s - votre temps et le leur sont importants et appréciés!  

Parlez lentement et clairement et veillez à regarder souvent votre caméra afin de dialoguer avec votre public. Ceci est particulièrement important si un.e interprète en langue des signes ou un.e sous-titreur.euse en temps réel est présent. Il est vivement conseillé d'utiliser un microphone externe pendant la présentation. 

Répétez les questions de l'auditoire de façon à ce que tout le monde puisse les entendre.  

Observez les pronoms des participant.e.s dans leur nom Zoom (s'il est inclus) et répondez à toute question ou commentaire en utilisant les pronoms indiqués (s'il y a lieu). 

Tableau des pronoms*  

 

*La liste des sigles n'est pas exhaustive 

Évitez de vous appuyer uniquement sur des gestes physiques pour transmettre un message, par exemple : faire des guillemets en l'air, hocher la tête ou utiliser des points de référence visuels. 

Veillez à ce que les supports visuels, tels que les PowerPoint, soient préparés avec une police sans empattement d'au moins 18 pt et dans une couleur contrastant fortement avec les diapositives de fond (par exemple, police noire sur fond blanc). Chaque diapositive ne doit pas comporter plus de huit lignes de texte.  

Si vos supports visuels contiennent des liens ou des hyperliens, veillez à les inclure également dans la fenêtre de clavardage Zoom. Les participant.e.s ne peuvent pas cliquer sur votre présentation lorsque vous la partagez virtuellement! 

Préparez-vous à décrire toutes les images, tous les diagrammes et tous les tableaux inclus dans votre présentation. Vous pouvez demander au public au début de votre présentation si quelqu'un a besoin d'une description visuelle.  

Lors de l'utilisation de clips multimédias : 

Assurez-vous qu'ils comportent des fonctions de sous-titrage pour les personnes sourdes ou malentendantes. De nombreux enregistrements mp4 disposent d'une fonction de "sous-titrage" qui peut être activée pour afficher une transcription en cours de la partie audio de la vidéo. 

Décrire les éléments visuels clés lors des pauses naturelles dans la conversation pour les personnes souffrant de déficiences visuelles. 

Si vous utilisez des documents virtuels, fournissez-les aux organisateur.rice.s à l'avance, avant la date limite indiquée, afin que des formats alternatifs pour les personnes souffrant de déficiences visuelles puissent être produits sur demande.  

Veillez à inclure un texte alternatif pour les images, les diagrammes et les tableaux dans vos documents virtuels.  

Conseils pour les présentations virtuelles 

Assurez-vous que vous avez téléchargé la version la plus récente de Zoom. Fiche d'information générale sur Zoom  

Planifier votre présentation  

Contactez votre association pour confirmer le temps alloué à votre présentation et tenez compte de tous les éléments de votre présentation, y compris les diapositives ou autres contenus, votre emplacement, et si vous incorporez des éléments interactifs dans votre présentation, etc.   

Préparation de l'espace d'enregistrement  

• Assurez-vous que l'éclairage de la pièce est clair, complémentaire et qu'il ne projette pas d'ombres en essayant différentes combinaisons d'éclairage.  

• Choisissez soigneusement un endroit calme et lumineux pour votre présentation, neutre et sans encombrement, afin de minimiser les distractions. Les arrière-plans virtuels peuvent créer des problèmes de bande passante ou être source de distraction.  

• Entraînez-vous comme vous le feriez pour une présentation en personne. Il est important de vous entraîner avant de vous connecter à Zoom pour votre session. Soyez animé.e, engageant.e et tenez compte de votre rythme! 

• La répétition doit avoir lieu à la même heure que l'enregistrement de la présentation.  

Préparation de l'équipement technique  

• Dans la mesure du possible, envisagez une configuration à double écran. Cela vous permettra de partager votre écran et de voir simultanément vos notes d'allocution et le public. Veillez à ce que vos notes soient sur le même écran que votre caméra, de sorte que vous soyez toujours face à la caméra et au public.   

• Lorsque vous vous préparez à partager votre écran, veillez à partager le document lui-même et non l'écran. Les autres notifications ou fenêtres contextuelles distraient les participant.e.s!  

• Si vous partagez l'espace ou la bande passante avec d'autres personnes, demandez-leur de ne pas utiliser l'Internet (ou les micro-ondes!) pendant que vous enregistrez, car ils peuvent interrompre et ralentir votre connexion.  

Accès à Zoom   

Trouver votre lien 

Le lien de la réunion Zoom pour votre session est accessible via l'agenda de votre association sur la plateforme virtuelle du Congrès. Pour trouver l'agenda de votre association, connectez-vous à la plateforme, cliquez sur "Programme > Associations" et cliquez sur "Voir l'agenda" dans la tuile de votre association. Vous verrez une liste de toutes les sessions virtuelles pour votre association. Cliquez sur "Rejoindre maintenant" pour accéder à la réunion Zoom de cette session spécifique. 

L'heure de la salle de préparation 

À la discrétion de votre association, il est possible que vous disposiez d'un temps dédié pour examiner les questions de dernière minute avant votre session. C'est ce que nous appelons le "l’heure de la salle de préparation".  Le cas échéant, un.e technicien.nede l'événement, le/la modérateur.rice/président.e ou la personne chargée de la liaison avec le projet virtuel peuvent procéder avec vous à une vérification de la qualité audio et vidéo. En tant que conférencier.ère, c'est aussi l'occasion de confirmer avec le/la président.e/modérateur.rice de la session les éléments de la présentation convenus à l'avance, tels que le déroulement général de la session, l'organisation des questions-réponses et le respect du temps imparti. 

Vous avez des problèmes audio/vidéo?   

Pour l'audio :  

• Dans le coin inférieur gauche, identifié par une icône de microphone, cliquez sur la flèche vers le haut "^" à côté du microphone et assurez-vous que le microphone et les haut-parleurs corrects sont sélectionnés.  

• Si cela ne résout pas le problème, vous pouvez sélectionner "Paramètres audio" pour obtenir des options plus avancées.  

Pour la vidéo :  

• Dans le coin inférieur gauche, identifié par une icône de caméscope, cliquez sur la flèche vers le haut "^" à côté de la caméra et assurez-vous que la bonne caméra est sélectionnée.  

• Si cela ne résout pas le problème, vous pouvez sélectionner "Paramètres vidéo" pour obtenir des options plus avancées.  

Pendant votre présentation  

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils et astuces qui vous aideront à vivre une expérience positive en matière de présentation virtuelle.  

• Veillez à entrer dans votre salle Zoom quelques minutes avant l'heure de début de votre session.  

• Coupez le son et l'alimentation de tous les appareils mobiles.  

• Restez sur la bonne voie en plaçant une horloge ou un chronomètre à portée de vue.  

• Soyez patient.e.  

• Humanisez le monde virtuel avec une présentation amicale et un remerciement.  

• Lorsque vous partagez votre écran, partagez l'application et non votre bureau.  

• Lorsque vous décrivez une diapositive contenant des images ou des graphiques, utilisez des mots descriptifs pour expliquer ce que le public regarde. N'utilisez pas de mots tels que "vous verrez...".   

• Si votre présentation contient du son intégré ou de l'audio, veillez à cocher la case "Partager le son de l'ordinateur" lorsque vous partagez votre écran.   

• Faites une courte pause entre les diapositives de la présentation pour rassembler vos idées, respirer profondément ou boire une gorgée d'eau.  

Assistance technique pendant le congrès 

Assistance en ligne 

Comment accéder  

1. Localisez et cliquez sur le bouton "Live Support" en bas à droite de votre page web. 
2. Répondez aux questions préalables au chat et cliquez sur "Démarrer le chat". 
3. Vous pouvez accéder à l'assistance en direct entre : 

• 9:00 à 17:00 ET le 26 mai 2023 
• 7:00 à 19:00 le 27 mai 2023 
• 7:00 à 17:00 du 28 mai au 1er juin 2023 
• 7:00 à 16:00 le 2 juin 2023 

Assistance en dehors des heures de bureau 

Si vous avez besoin d'aide en dehors des heures de bureau : 
Envoyez un courriel à congres@federationhss.ca. Nous répondons aux courriels dans les 24 heures. 

Meilleures pratiques pour les président.e.s et les modérateur.rice.s 

Connectez-vous avec votre association  

Contactez votre association pour confirmer la date, l'heure et les détails de la session. Assurez-vous de savoir quelle session rechercher dans l'agenda virtuel de votre association. 

Pendant la session 

Notes d'ordre administratif à annoncer au début de la session. 

Proposition de déclaration de reconnaissance des terres virtuelles : Nous reconnaissons que de nombreuses nations autochtones entretiennent des relations de longue date avec les territoires sur lesquels sont situés les campus de l’Université York, relations qui précèdent l’établissement de l’Université York. L’Université York reconnaît sa présence sur le territoire traditionnel de nombreuses nations autochtones. La région connue sous le nom de Tkaronto est sous la responsabilité de gardiennage de la Nation Anishinabek, la Confédération Haudenosaunee et les Hurons-Wendat. Elle abrite maintenant de nombreuses communautés de Premières nations, d’Inuits et de Métis. Nous reconnaissons les détenteurs actuels du traité, les Mississaugas de la Première Nation de Credit. Ce territoire fait l’objet du Pacte de la ceinture de wampum Dish with One Spoon, une entente visant à partager pacifiquement et à prendre soin de la région des Grands Lacs.

Audio/vidéo pendant les présentations pour les participant.e.s : Nous vous demandons d'éteindre votre vidéo et de couper votre son pendant la durée de la présentation. Nous vous invitons à rallumer votre vidéo au début de la période de questions.  

En cas de problème lié au code de conduite 

Pour plus d'informations, veuillez vous adresser à la médiatrice. (à venir)