Informations pour les conférencier.e.s

Voici les aspects importants en matière d'accessibilité à inclure dans vos documents de présentation : 

• Utilisez un modèle accessible dans Microsoft PowerPoint 
• Utilisez une police de taille 18 ou plus 
• Utilisez une police sans empattement comme BC Sans, Arial ou Calibri  
• Utilisez un interligne d'au moins 1,5 
• Ajoutez un espacement d'au moins 2 après chaque bloc de texte 
• Incluez un titre unique sur chaque diapositive qui représente clairement le contenu de la diapositive. Veillez à ce que les diapositives soient faciles à lire en limitant la quantité de contenu 
• Évitez d'utiliser des majuscules, des italiques, des caractères gras ou des soulignements (sauf pour marquer un lien hypertexte) 
• Limitez les images et les objets visuels, en ne les utilisant que lorsque cela est nécessaire pour la pertinence ou le contexte  
• Utilisez un texte alternatif descriptif pour les images, les graphiques et autres objets visuels. 
• Utilisez un bon contraste des couleurs. Nous vous recommandons de faire un test avec le WebAim Contrast Checker. 
• Si vous utilisez PowerPoint, testez votre présentation avec la fonctionnalité Grayscale pour voir à quoi ressemblent les diapositives pour une personne daltonienne. 
• Rédigez dans un langage simple. 
• Utilisez des hyperliens descriptifs et visuellement distincts.  
• Les liens doivent décrire clairement leur destination plutôt que l'action seule, par exemple « Télécharger le rapport de recherche » plutôt que « Cliquez ici ». 
• Respectez les normes d'accessibilité lorsque vous utilisez des tableaux. 
• Définissez l'ordre de lecture du contenu des diapositives afin que les lecteurs d'écran sachent dans quel ordre les lire. 
• Si vous utilisez PowerPoint, lancez le vérificateur d'accessibilité pour vérification. 

1. Saluez et remerciez tout le monde d'être présent – leur temps est important et apprécié! 
2. Parlez lentement et clairement. Ceci est particulièrement important si un.e interprète en langue des signes ou un.e sous-titreur.euse en temps réel est présent.e. Il est fortement recommandé d'utiliser un microphone externe pendant la présentation. 
3. Évitez de vous fier uniquement à des gestes physiques pour transmettre un message, par exemple : faire des guillemets dans l'air, hocher la tête ou utiliser des points de référence visuels.  
4. Pendant les périodes de questions-réponses, veillez à répéter les questions du public afin qu'elles soient clairement entendues et transcrites avec précision. 
5. Incluez des liens hypertextes dans le chat Zoom. Les participant.e.s ne peuvent pas cliquer sur votre présentation lorsque vous la partagez virtuellement. 
6. Décrivez toutes les images, diagrammes et tableaux inclus dans votre présentation. Au début de votre présentation, vous pouvez également demander au public si quelqu'un a besoin d'une description visuelle.  
7. Lorsque vous utilisez des clips multimédias, assurez-vous qu'ils comprennent des sous-titres pour les personnes sourdes ou malentendantes. De nombreux enregistrements mp4 disposent d'une fonction « sous-titrage » que vous pouvez activer pour afficher une transcription en continu de la partie audio de la vidéo. Certains membres de l'auditoire peuvent également être sensibles aux lumières stroboscopiques, aux lumières clignotantes, à la musique forte ou répétitive ou aux bruits.  
8. Si vous utilisez des documents virtuels, votre association pourrait être en mesure de produire des formats alternatifs pour les personnes ayant une déficience visuelle. Vérifiez au préalable auprès de votre association les options disponibles et les dates limites pour soumettre vos documents. Incluez un texte alternatif pour les images, les diagrammes et les tableaux dans vos documents virtuels. 

Pour obtenir des ressources supplémentaires et des recommandations sur les documents de présentation accessibles, consultez la Trousse d'accessibilité du gouvernement du Canada

Communiquez avec votre association pour confirmer le temps alloué à votre présentation et examinez tous ses éléments, y compris les diapositives ou tout autre contenu, votre emplacement et la présence ou non d'éléments interactifs dans votre présentation.

Préparez votre espace d'enregistrement 

• Essayez différentes combinaisons d'éclairage pour vous assurer que la pièce est bien éclairée et que la lumière ne projette pas d'ombres.  
• Choisissez avec soin un endroit calme, lumineux, neutre et dégagé pour votre présentation afin de minimiser les distractions. Les arrière-plans virtuels peuvent créer des problèmes de bande passante ou être source de distraction.
• Répétez comme vous le feriez pour une présentation en personne. Il est important de répéter votre présentation avant de vous connecter à Zoom pour votre session. Soyez animé.e, engageant.e et conscient.e de votre rythme.
• Votre répétition doit avoir lieu à la même heure que celle à laquelle vous enregistrerez votre présentation.

Préparation de votre équipement technique

• Envisagez une configuration à double écran, qui vous permet de partager votre écran et de voir simultanément vos notes et le public. Assurez-vous que vos notes se trouvent sur le même écran que votre caméra, afin de toujours faire face à votre caméra et au public.
• Lorsque vous vous préparez à partager votre écran, veillez à partager le document lui-même, et non l'écran. Les autres notifications ou fenêtres contextuelles peuvent distraire les participant.e.s.  
• Si vous partagez un espace ou une connexion Internet, demandez aux autres personnes de ne pas se déconnecter pendant votre enregistrement afin d'éviter toute interruption.

Assurez-vous d'avoir téléchargé la version la plus récente de Zoom avant votre présentation.

Trouver votre lien

Accédez au lien de la réunion Zoom pour votre session via l'agenda de votre association sur la plateforme virtuelle du Congrès. Pour trouver l'agenda de votre association, veuillez vous connecter à la plateforme, cliquer sur « Programme > Associations » et cliquer sur « Voir l'agenda » dans la vignette de votre association. Vous verrez une liste de toutes les sessions virtuelles de votre association. Cliquez sur « Rejoindre maintenant » pour accéder à la réunion Zoom de cette session spécifique.

Temps de préparation

Votre association peut prévoir du temps pour revoir les derniers détails avant votre session. C'est ce qu'on appelle le « temps de préparation ». Le cas échéant, un technicien événementiel, le modérateur/président ou le responsable du projet virtuel peut effectuer un contrôle de la qualité vidéo et audio avec vous. En tant qu'orateur.trice, c'est également l'occasion de confirmer les éléments de votre présentation qui ont été convenus au préalable, tels que le déroulement général de la session, les périodes de questions-réponses et le respect du temps imparti avec le/la présidente ou modérateur.trice de la session.

Vous rencontrez des problèmes audio/vidéo?

Pour l'audio : 

1. Dans le coin inférieur gauche, cliquez sur la flèche vers le haut « ^ » à côté de l'icône du microphone et assurez-vous que le microphone et les haut-parleurs appropriés sont sélectionnés. 
2. Si cela ne résout pas le problème, vous pouvez sélectionner « Paramètres audio » pour accéder à des options plus avancées. 

Pour la vidéo :  

1. Dans le coin inférieur gauche, cliquez sur la flèche vers le haut « ^ » à côté de l'icône de la caméra et assurez-vous que la bonne caméra est sélectionnée. 
2. Si cela ne résout pas le problème, vous pouvez sélectionner « Paramètres vidéo » pour accéder à des options plus avancées. 

Remarques d'ordre pratique 

Il est recommandé de commencer votre présentation par des remarques d'ordre pratique à annoncer au début de la session. Voici quelques exemples de déclarations que vous pourriez utiliser :

Exemple de déclaration de reconnaissance du territoire 

Nous tenons à reconnaître les peuples autochtones de toutes les terres sur lesquelles nous nous trouvons aujourd'hui. Alors que nous nous réunissons ici sur une plateforme virtuelle, prenons un moment pour reconnaître l'importance de la terre sur laquelle nous nous trouvons tous. Nous reconnaissons le territoire afin de réaffirmer notre engagement et notre responsabilité à établir des relations positives entre les nations et à développer une compréhension profonde des peuples autochtones et de leurs cultures. D'un océan à l'autre, nous reconnaissons le territoire ancestral et non cédé de tous les peuples inuits, des Premières Nations et métis.  

Audio/vidéo pendant les présentations pour les participant.e.s 

Nous vous demandons de désactiver votre caméra et votre microphone pendant toute la durée de la présentation. Nous vous invitons à activer votre caméra au début de la période de questions.  

Bonnes pratiques pour les présentations virtuelles  

Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à vivre une expérience positive lors de votre présentation virtuelle :  

• Assurez-vous d'entrer dans la salle Zoom quelques minutes avant le début de votre session.  
• Coupez le son ou éteignez tous vos appareils mobiles.  
• Restez concentré.e en plaçant une horloge ou un chronomètre dans votre champ de vision.  
• Adoptez un rythme qui vous convient.  
• Regardez souvent votre caméra pour interagir avec votre public.  
• Humanisez le monde virtuel en vous présentant de manière amicale et en remerciant votre public.
• Lorsque vous partagez votre écran, partagez l'application, pas votre bureau.
• Lorsque vous décrivez une diapositive contenant des images ou des graphiques, utilisez des mots descriptifs pour expliquer ce que le public regarde. N'utilisez pas de mots tels que « vous verrez... ».
• Si votre présentation contient du son ou de l'audio que vous souhaitez diffuser, cochez la case « Partager le son de l'ordinateur » lorsque vous partagez votre écran.  
• Faites une courte pause entre les diapositives de votre présentation pour rassembler vos idées, respirer profondément ou boire une gorgée d'eau.
• Lorsque vous répondez aux questions ou aux commentaires du public, veillez à respecter les pronoms utilisés par les participant.e.s dans leur nom Zoom (s'ils sont inclus) et répondez à toutes les questions ou commentaires en utilisant les pronoms indiqués (le cas échéant).

Tableau des pronoms*

*La liste des pronoms n'est pas exhaustive.